Jak wystawiać faktury ze Stripe

Prowadzisz firmę w Polsce, przyjmujesz płatności przez Stripe i musisz wystawiać faktury. Stripe domyślnie wysyła klientom potwierdzenia płatności (receiptsy), ale receipt to nie faktura VAT. To po prostu e-mail potwierdzający, że płatność przeszła. Nie ma na nim NIP-u, stawki VAT ani numeru faktury. Dla polskiego prawa taki dokument nie istnieje.

Klienci B2B potrzebują faktur do odliczenia VAT, a polskie przepisy wymagają wystawienia faktury na żądanie nabywcy, a obowiązkowo, jeśli obie strony transakcji to firmy. Od 2026 roku dochodzi jeszcze KSeF: każda faktura B2B musi trafić do Krajowego Systemu e-Faktur w formacie XML, żeby była ważna prawnie. Stripe nie obsługuje KSeF i nic nie wskazuje na to, żeby planował go wspierać.

Wiele firm dowiaduje się o tym problemie dopiero wtedy, gdy pierwszy klient prosi o fakturę VAT z NIP-em. Albo gdy księgowa pyta, dlaczego w programie księgowym nie ma faktur za transakcje ze Stripe. W tym momencie zaczyna się szukanie rozwiązania.

Masz trzy wyjścia: skorzystać ze Stripe Invoicing (ale to kosztuje 0,4% od każdej faktury i nie wysyła do KSeF), wystawiać ręcznie w programie księgowym, albo zautomatyzować cały proces, czyli podłączyć Stripe do Fakturowni, inFakt lub wFirma i pozwolić, żeby faktury tworzyły się same przy każdej płatności. Poniżej omawiamy każdą z tych opcji: koszty, wady, zalety i sposób konfiguracji.

Stripe ma wbudowaną funkcję fakturowania. Tworzysz fakturę w panelu, klient dostaje e-mail z linkiem do strony płatności, klika, płaci kartą lub przelewem, sprawa załatwiona. Wygląda profesjonalnie i działa sprawnie. Możesz dodać logo firmy, ustawić termin płatności, a przy subskrypcjach (Stripe Billing) faktura generuje się automatycznie przy każdym odnowieniu.

Ale trzeba zrozumieć jedną rzecz: Stripe Invoicing to przede wszystkim narzędzie do pobierania płatności, a nie do wystawiania faktur w polskim rozumieniu. W modelu anglosaskim „invoice" to wezwanie do zapłaty. Klient otwiera dokument, klika „Pay" i płaci. Automatyczne przypomnienia, link do płatności, śledzenie statusu: to mocne strony Stripe Invoicing. Ale jeśli klient już zapłacił (np. przez Checkout, Payment Links albo subskrypcję), wystawianie takiej faktury nie ma sensu. Pieniądze już są na koncie, potrzebujesz tylko dokumentu księgowego.

Jest jeszcze problem z formatem. Stripe Invoicing generuje fakturę w formacie PDF, po angielsku, bez NIP-u w wymaganym przez polskie przepisy formacie, bez polskich stawek VAT (np. ZW, NP, 8%) i bez numeracji zgodnej z ustawą o VAT. Taki dokument nie jest fakturą VAT w rozumieniu polskiego prawa i nie można go wysłać do KSeF.

Do tego dochodzi kwestia kosztowa. Stripe dolicza 0,4% wartości każdej faktury (maksymalnie $2) ponad standardowe opłaty za płatności. To opłata za wygenerowanie dokumentu PDF, który i tak nie spełnia polskich wymogów. Przy większej liczbie transakcji koszty rosną szybko.

0,4% od faktury brzmi niewinnie. Ale warto policzyć, ile wychodzi w skali roku:

Stripto działa jako pomost między Stripe a Twoim programem księgowym. Nasłuchuje webhooków ze Stripe i przy każdej potwierdzonej płatności automatycznie tworzy fakturę w Fakturowni, inFakt lub wFirma. Nie loguje się na Twoje konta, nie ma dostępu do pieniędzy. Używa tylko kluczy API do odczytu danych o transakcjach i tworzenia faktur. Cała konfiguracja zajmuje kilka minut:

KSeF (Krajowy System e-Faktur) to rządowy system, przez który w Polsce muszą przechodzić wszystkie faktury ustrukturyzowane. Obowiązek wchodzi etapami: od 1 lutego 2026 dla dużych firm (sprzedaż w 2024 powyżej 200 mln zł brutto), a od 1 kwietnia 2026 dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców, zarówno czynnych podatników VAT, jak i zwolnionych z VAT. Każda faktura B2B musi trafić do KSeF w formacie XML FA(2), żeby była uznana za fakturę ustrukturyzowaną. Faktura wystawiona poza KSeF w obrocie B2B nie jest ważna prawnie.

Stripe nie obsługuje KSeF i nic nie wskazuje na to, żeby miał go wspierać. Stripe to firma amerykańska, obsługująca firmy z ponad 40 krajów. Polski system e-faktur nie leży w ich priorytetach. Stripe Invoicing generuje faktury w swoim formacie PDF, ale nie wysyła ich do KSeF i nie tworzy plików XML w formacie FA(2) wymaganym przez Ministerstwo Finansów.

Rozwiązaniem jest polski program do fakturowania z obsługą KSeF. Zarówno Fakturownia, jak i inFakt mają wbudowaną integrację z KSeF: konwertują fakturę do formatu XML FA(2) i wysyłają ją do systemu Ministerstwa Finansów. KSeF konfigurujesz jednorazowo (autoryzacja tokenem) i od tego momentu każda wystawiona faktura trafia tam automatycznie.

Stripto jest mostem między Stripe a tymi programami. Cały łańcuch wygląda tak:

Cały proces działa automatycznie. Nie musisz ręcznie logować się do Fakturowni ani inFakt, żeby wystawiać faktury po każdej płatności w Stripe. Nie musisz też pamiętać o wysyłce do KSeF. Każda faktura utworzona przez Stripto (tak jak każda inna faktura w programie księgowym) trafia do KSeF bez Twojego udziału.

Warto pamiętać o terminach: okres przejściowy trwa do końca 2026 roku. Od 1 stycznia 2027 Ministerstwo Finansów może nałożyć karę do 100% kwoty VAT za wystawienie faktury poza KSeF. Więcej szczegółów znajdziesz w naszym przewodniku: Jak połączyć Stripe z KSeF.

Stripe Invoicing to solidne narzędzie, które sprawdza się w konkretnych sytuacjach. Przede wszystkim wtedy, gdy faktura jest jednocześnie wezwaniem do zapłaty. Wystawiasz fakturę, klient ją otwiera, klika link i od razu płaci. Automatyczne przypomnienia o nieopłaconych fakturach, śledzenie statusu płatności, integracja ze Stripe Billing: to mocne strony tego rozwiązania.

Stripe Invoicing sprawdza się też, gdy wystawiasz niewiele faktur. Poniżej 10 miesięcznie przy niewielkich kwotach opłata 0,4% jest pomijalna. Jeśli do tego sprzedajesz głównie za granicę i klienci nie wymagają polskich faktur ustrukturyzowanych ani KSeF, to Stripe Invoicing w pełni wystarcza.

Natomiast Stripe Invoicing nie ma sensu, gdy klient już zapłacił (np. przez Checkout lub subskrypcję) i potrzebujesz tylko dokumentu księgowego. W takim przypadku płacisz 0,4% za wygenerowanie PDF-a, którego nikt nie użyje do zapłaty, bo pieniądze już są na koncie. Nie ma sensu też wtedy, gdy potrzebujesz faktur zgodnych z polskim prawem i KSeF.

Stripto jest najlepszym wyborem, gdy zbierasz płatności przez Stripe (Checkout, subskrypcje, Payment Links, API) i potrzebujesz tylko dokumentu księgowego w polskim systemie. Pieniądze już masz na koncie, nie potrzebujesz wezwania do zapłaty. Potrzebujesz faktury VAT, która trafi do Fakturowni, inFakt lub wFirma, a stamtąd do KSeF.

Przy większej liczbie transakcji Stripto jest zdecydowanie tańsze niż Stripe Invoicing. Przy 50 fakturach miesięcznie Stripe Invoicing kosztuje co najmniej $480 rocznie. Przy 200 fakturach to już $2 880 rocznie. Stripto kosztuje od 190 zł/rok. Nie ma opłat za pojedynczą fakturę, nie ma niespodzianek na rachunku.

Stripto sprawdza się też, gdy chcesz uzupełnić zaległe faktury. Jeśli przez kilka miesięcy przyjmowałeś płatności przez Stripe bez wystawiania faktur, Stripto wygeneruje faktury za te wcześniejsze transakcje. Nie musisz ręcznie przeglądać historii płatności i przepisywać danych.

Szczegółowe porównanie opcji znajdziesz w artykule Jak połączyć Stripe z KSeF.